KPIs de compras: indicadores para medir y mejorar tu área de compras
Los KPIs de compras permiten medir el desempeño del área de compras, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones basadas en datos sobre costos, proveedores, tiempos de entrega y eficiencia.
Comprar correctamente no significa únicamente conseguir buenos precios. Una gestión eficiente también requiere controlar los tiempos de entrega, el cumplimiento de los proveedores, los costos de adquisición, las compras urgentes y la eficiencia del proceso de abastecimiento.
Los indicadores de compras ayudan a convertir las operaciones diarias en información útil para evaluar qué está funcionando, detectar problemas y mejorar continuamente la gestión de compras de una PyME.
En este artículo conocerás qué son los KPIs de compras, cuáles son los principales indicadores que puede utilizar una PyME, cómo calcularlos y cómo aprovechar sus resultados para mejorar las decisiones de compra.
Principales KPIs de compras
No todas las empresas necesitan medir los mismos indicadores. Sin embargo, existen algunos KPIs que pueden ayudar a una PyME a conocer mejor el desempeño de su proceso de compras.
| KPI | ¿Qué mide? | ¿Para qué sirve? |
|---|---|---|
| Ahorro en compras | Reducción obtenida en el costo de adquisición | Evaluar oportunidades de ahorro |
| Variación del precio de compra | Cambio en el precio de los productos adquiridos | Detectar incrementos de costos |
| Cumplimiento de proveedores | Pedidos entregados conforme a lo acordado | Evaluar el desempeño de los proveedores |
| Tiempo de entrega | Tiempo promedio que tarda un proveedor en entregar | Mejorar la planeación del abastecimiento |
| Compras urgentes | Porcentaje de compras realizadas de manera no planificada | Detectar problemas de planeación |
| Tiempo del ciclo de compra | Tiempo necesario para completar una compra | Medir la eficiencia del proceso |
| Cumplimiento del presupuesto | Diferencia entre presupuesto y gasto real | Controlar el gasto de compras |
¿Cómo calcular los KPIs de compras?
La mayoría de los indicadores de compras pueden calcularse utilizando información que la empresa ya genera durante sus operaciones.
Fórmula del ahorro en compras
Una forma sencilla de calcular el ahorro es comparar el precio de referencia con el precio final de compra.
Fórmula del cumplimiento de proveedores
Fórmula de compras urgentes
¿Cómo ayuda un ERP a medir los KPIs de compras?
Medir indicadores de compras resulta más sencillo cuando la información de proveedores, órdenes de compra, productos, inventarios y costos se encuentra centralizada.
Un ERP puede facilitar el acceso al historial de compras y proporcionar información que permita analizar costos, proveedores, pedidos y tiempos de abastecimiento.
Esto permite que la empresa no dependa únicamente de hojas de cálculo para conocer el desempeño de su proceso de compras.
Checklist para mejorar los KPIs de compras
Revisa estos puntos para comenzar a medir el desempeño de tu área de compras:
- Conozco cuánto gasto en compras.
- Mido la variación de los precios de compra.
- Evalúo el cumplimiento de mis proveedores.
- Conozco el tiempo promedio de entrega.
- Identifico las compras urgentes.
- Comparo el gasto real contra el presupuesto.
- Reviso periódicamente el desempeño de mis proveedores.
- Utilizo información histórica para tomar decisiones de compra.